Managed Lists in Blackbaud Raiser’s Edge NXT®: Ein neues Zuhause für Query Lists

Crystal Bruce

Für viele Organisationen waren Query Lists der Ort, um eine sorgfältig kuratierte Gruppe von Constituents zu bewahren – die Einladungsliste für eine Veranstaltung, das Publikum für einen Versand oder ein Verzeichnis, auf das Ihr Team angewiesen ist. Wir haben kürzlich eine neue Funktion veröffentlicht, die diese Funktion in Raiser’s Edge NXT leichter auffindbar macht:Managed Lists(innerhalb von Constituent Lists).

Wenn Ihr Team zuvor Query Lists verwendet hat, können Sie diese Constituents-Gruppen jetzt mit vollständigen Änderungsprotokollfunktionen über Managed Lists übertragen und verwalten. Diese neue Funktion bringt kuratierte, prüfbare Constituents-Gruppen in dieselbe Listen-Erfahrung, die Ihr Team bereits nutzt, um Daten anzuzeigen, zu teilen und zu bearbeiten, während sie die Kontrolle und Verantwortlichkeit bewahrt, die Datenbankmanager benötigen (die zuvor nur in Query Lists zu finden war).

Was sind Managed Lists?

Im Gegensatz zu filterbasierten Listen gibt Ihnen eine Managed List direkte Kontrolle darüber, welche Constituent-Datensätze enthalten sind. Sie fügen Datensätze explizit hinzu oder schließen sie aus, und jede Änderung wird mit Datum, Benutzer, Aktion und Datensatzanzahl protokolliert.

Verwenden Sie eine Managed List, wenn Sie eine bestimmte Gruppe festlegen müssen– wie z. B. Veranstaltungseinladungen, E-Mail-Empfänger oder ein Verzeichnis – und jede Änderung dokumentiert werden soll. Im Gegensatz zu anderen Listentypen aktualisiert sich eine Managed List nicht automatisch. Das ist Absicht: Sie entscheiden, wer auf der Liste steht.

Wie fange ich an?

Dies ist die wichtigste Änderung, die Sie Ihrem Team mitteilen sollten, wenn Ihre Organisation Query Lists verwendetim Query-Tool:

• Managed Lists ist der neue Ort zum Erstellen und Verwalten kuratierter Gruppen von Constituents (die zuvor innerhalb von Query Lists verwaltet wurden).
• Wenn Sie eine bestehende Query List weiterhin verwenden möchten, zusammen mit ihrem zugehörigen Änderungsprotokoll, erstellen Sie eine Managed List und „promoten“ diese Query List, damit das Änderungsprotokoll migriert wird.
• Zukünftig sollten Sie nach dem Promoten Ihrer Query Lists diese Listen nur noch unter Constituent Lists aufrufen – nicht mehr im Query-Tool. Und erstellen Sie neue kuratierte Listen mit Managed Lists.

Allerdings,sind nach der Erstellung die Managed List und die ursprüngliche Query List vollständig voneinander getrennt– Änderungen in einer Ansicht wirken sich nicht auf die andere aus. Sie können beide weiterhin unabhängig verwenden und bearbeiten.

Ein Hinweis zu Zugriffsrechten:Beim Erstellen einer neuen Managed List (oder beim Promoten einer Query List zur Managed List) können Sie Berechtigungen festlegen (kein Zugriff, nur Ansicht, Verwaltung).

Warum gibt es in Raiser’s Edge NXT sowohl Query als auch Lists?

Query und Lists sind für unterschiedliche Aufgaben und unterschiedliche Benutzer konzipiert.

Queryist die Analyse-Engine für Datenbankadministratoren und Power-User. Es unterstützt komplexe Filterlogik, Mehrfachbedingungen und präzise Segmentierung über mehrere Instanzen desselben Feldes, berechnete Werte sowie UND/ODER-Logik.

Listssind für Personen gedacht, die auf Datenhandeln: Fundraiser, Major Gift Officers, Event-Koordinatoren und Annual Fund Manager. Lists sind in der Webansicht verfügbar, erfordern keine Datenbankkenntnisse und sind so gestaltet, dass sie zugänglich, teilbar und schnell zu bedienen sind.

Wann sollte man Query verwenden?

Query ist Ihre erste Wahl, wenn Sie einedynamische, kriteriengesteuerte Segmentierungbenötigen. Die Ergebnisse aktualisieren sich automatisch mit Ihren Datenänderungen, was es ideal macht für:

• Segmentierung für Spendenaufrufe oder Mailings– zum Beispiel „alle LYBUNTs im Nordosten, die in den letzten drei Geschäftsjahren zwischen 500 $ und 4.999 $ gespendet haben“
• Compliance- und Audit-Abfragen– Identifizierung von Datensätzen, die bestimmte Bedingungen erfüllen oder nicht erfüllen
• Komplexe Mehrfachbedingungen-Logik– Kombination von UND/ODER-Kriterien über mehrere Felder und verwandte Datensätze hinweg
• Analyse in Echtzeit– wenn Sie Ergebnisse wünschen, die Ihre Datenbank in Echtzeit widerspiegeln, wann immer Sie die Abfrage ausführen

Query ist in der Webansicht verfügbar und unterstützt sowohl statische als auch dynamische Abfragetypen – was Ihnen Flexibilität bei der Erstellung und Nutzung Ihrer Segmente bietet. Wenn Präzision wichtiger als Einfachheit ist, liefert Query.

Eine wichtige Einschränkung: Query-Ergebnisse werden standardmäßig nicht dedupliziert. Derzeit erfordert das Erstellen eines sauberen, deduplizierten Segments für einen Versand beispielsweise die Kombination von Query mit Export (vorerst). Im Gegensatz dazu deduplizieren Lists per Design. Jede Liste zeigt pro Datensatz genau eine Zeile an – was Sie sehen ist also das Ergebnis.

Wann sollte man Lists verwenden?

Lists sind das primäre Werkzeug der Webansicht zum Anzeigen von Daten und zum Handeln. Raiser’s Edge NXT enthält vier Listentypen, jeweils zugeschnitten auf einen anderen Datensatztyp:

• Constituent Lists– dynamische, filtergesteuerte Ansichten Ihrer Constituents. Filtern nach Spendenhistorie, Engagement, Demografie und mehr. Ergebnisse aktualisieren sich mit Ihren Datenänderungen.
• Opportunity Lists– dynamische, filtergesteuerte Ansichten Ihrer Major Giving- oder Fördermittel-Pipeline.
• Action Lists– dynamische, filtergesteuerte Ansichten von Kontakten, Schritten, Aufgaben und anderen Aktivitäten zur Spenderansprache.
• Gift Lists– dynamische, filtergesteuerte Ansichten von Spenden an Kampagnen, Aufrufe und Fonds.

Diese vier Listentypen teilen ein gemeinsames Design: Sie basieren auf Filtern, aktualisieren sich automatisch bei Datenänderungen und sind darauf ausgelegt, ein breiteres Team zu unterstützen – einschließlich Fundraiser, Veranstaltungsmitarbeiter und Advancement-Teams.

Lists sind auch die primäre Analyseoberfläche in Chat for Blackbaud AI

	No	No	Yes
Works with Blackbaud AI Chat	Available for retrieval by name; not the primary AI analysis surface	Yes—primary AI analysis surface	Available for retrieval by name; not the primary AI analysis surface
Record types	Constituents, Opportunities, Actions, Gifts, Funds, Campaigns, Appeals, Events, Participants, Individuals, Organizations, Jobs, Memberships, Relationships	Constituents, Opportunities, Actions, Gifts	Constituents only

What’s next for Query and Lists

We are working to bring more depth to the simpler Lists experience. Two upcoming capabilities, along with one Early Access enhancement, will bring the Query and List experiences closer together:

1. Dynamic query with automated refresh

Across all List types—Constituent, Opportunity, Action, and Gift—you’ll be able to start a List from a dynamic query and have it refresh automatically as your data changes. This brings Query’s live-data behavior into the Lists interface, so Lists can stay current without manual re-seeding.

2. Query criteria directly in the List interface

Instead of building criteria in Query and then switching to Lists, you’ll be able to apply Query-style criteria directly in the List interface. That means less context switching and more segmentation power where your team already works.

3. Single-row query replacing Export (currently in Early Access)

Today, producing a deduplicated segment from Query requires combining it with Export. Single-row query is currently in Early Access, with broader availability planned for a future release. When available, it will let you produce a clean, deduplicated output directly from Query in one step.